Permanente Inventur: die Methode mit zwanzig Minuten am Tag für einen richtigen Buchbestand

Warum die Jahresinventur nicht reicht

Die Jahresinventur dient der Buchhaltung. Für die Regallücken kommt sie zu spät: Ein falscher Bestand im Februar erzeugt Lücken bis zur nächsten Inventur, weil die automatische Bestellung dem Buchbestand vertraut. Die Studie von DeHoratius und Raman hat bei einem Händler 65 % falsche Bestandsdatensätze gemessen, mit umso größeren Abweichungen, je schneller der Artikel sich dreht. Das sind genau die Artikel, die am häufigsten im Regal fehlen.

Die permanente Inventur korrigiert den Buchbestand dort, wo es zählt, bevor der Fehler Umsatz kostet.

Die zu zählenden Artikel auswählen

Jeden Tag alles zu zählen ist unmöglich. Die Auswahl macht die Methode:

1. Die fünfzig meistverkauften Artikel der Filiale, jeder einmal pro Woche gezählt (zehn pro Tag).
2. Aktionsartikel, am Vortag der Aktion und zur Halbzeit gezählt.
3. Als fehlend gemeldete Artikel mit positivem Buchbestand: die Liste der wahrscheinlichen Phantombestände, noch am selben Tag zu zählen.
4. Artikel mit wiederkehrenden Abweichungen: Wo die letzte Zählung eine Abweichung ergab, wird in der Folgewoche erneut gezählt.

Diese Auswahl ändert sich jeden Tag; sie passt auf ein Blatt oder einen Bildschirm.

Die Methode in zwanzig Minuten

1. Die Tagesliste drucken oder anzeigen: zehn bis fünfzehn Artikel, mit ihrem Buchbestand.
2. Im Regal, dann im Lager zählen, angebrochene Kartons und falsch abgestellte Produkte in der Nähe eingeschlossen.
3. Den Buchbestand sofort korrigieren bei jeder Abweichung, mit einem Grund: nicht erfasster Bruch, Diebstahl, Wareneingangsfehler, falsch abgestelltes Produkt.
4. Die Abweichung festhalten in einer einfachen Tabelle (Artikel, Datum, Buch, Ist, Ursache): Diese Tabelle zeigt die zu behandelnden Ursachen.

Bei zehn Artikeln pro Tag und zwei Minuten pro Artikel sind das zwanzig Minuten, von derselben Person, zur selben Uhrzeit, am besten vor der Öffnung oder in der Flaute am späten Vormittag.

Die Abweichungstabelle lesen

Nach einem Monat erzählt die Abweichungstabelle die Geschichte der Filiale:

• in der Frische konzentrierte Abweichungen weisen auf nicht erfassten Bruch hin;
• Abweichungen bei kleinen teuren Produkten weisen auf Diebstahl hin;
• Abweichungen im Wareneingang bei artikelreichen Kategorien weisen auf Kontrolle pro Karton statt pro Artikel hin;
• positive Abweichungen (mehr Ist als Buch) weisen auf nicht erfasste Retouren oder Eingänge hin.

Jede Ursache hat ihre Abhilfe, und die Abhilfe reduziert dauerhaft die Lücken durch Phantombestand, beschrieben in Phantombestand: Was tun, wenn der Buchbestand sagt, das Produkt sei da.

Was zu vermeiden ist

• Zählen ohne Korrigieren: Eine Zählung ohne anschließende Korrektur des Buchbestands ist nutzlos.
• Zufällig zählen: Langsamdreher haben selten Abweichungen, die kosten; die Zielauswahl bringt den Ertrag.
• Delegieren ohne feste Uhrzeit: Die permanente Inventur überlebt, wenn sie ein Ritual ist, nicht eine Aufgabe „wenn Zeit ist”.

Ein Beispiel

Supermarkt mit 2.200 m². Permanente Inventur auf fünfzig Schnelldrehern eingerichtet, zehn pro Tag. Erster Monat: 34 Abweichungen bei 200 Zählungen, darunter 21 zu hohe Buchbestände, also 21 Artikel, deren automatische Bestellung nicht mehr auslöste. Nach Korrektur und Behandlung der Ursachen (Brucherfassung in der Frische, Kontrolle pro Artikel im Wareneingang) zählt der zweite Monat 12 Abweichungen, und die Lückenmeldungen bei diesen Artikeln sinken um ein Drittel.

Was die Meldung durch Kunden ändert

RegalAlarm liefert die dritte Liste der Methode, die rentabelste: Produkte, die Kunden als fehlend melden, während der Buchbestand sagt, sie seien da. Das sind Phantombestände, die gerade jetzt Umsatz kosten, noch am selben Tag zu zählen. 14 Tage testen, ohne Zahlungskarte: den Tarif für Filialleiter ansehen.

Quellen

• DeHoratius, Raman, „Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: Abstract.
• Corsten, Gruen, „On Shelf Availability”, 2004: Zusammenfassung.