Phantombestand: Was tun, wenn der Buchbestand sagt, das Produkt sei da?

Was Phantombestand ist

Der Buchbestand ist das, was das Warenwirtschaftssystem zu haben glaubt: Wareneingänge minus Verkäufe minus erfasste Abgänge. Der tatsächliche Bestand ist das, was in Regal und Lager liegt. Ist der Buchbestand höher als der tatsächliche, ist die Differenz ein Phantombestand: Stück, die nur in der Datenbank existieren.

Das Problem ist nicht buchhalterisch, sondern kaufmännisch: Die automatische Bestellung löst aus, wenn der Buchbestand unter eine Schwelle fällt. Glaubt das System, es seien noch vier Stück da, während das Regal leer ist, geht die Bestellung nicht raus, und die Lücke bleibt, bis jemand sie bemerkt. Das sind die Lücken, die die Warenwirtschaft nicht sieht, und ein Teil der 72 % in der Filiale verursachten Lücken, die Corsten und Gruen gemessen haben.

Woher er kommt

Die Ursachen sind banal und summieren sich:

• Bruch und abgelaufene Ware, die ohne Erfassung entsorgt werden, vor allem in der Frische;
• Diebstahl, der erst bei der Inventur sichtbar wird;
• Fehler im Wareneingang: ein Karton doppelt gezählt, ein Artikel mit seinem Nachbarn verwechselt;
• verstellte Ware, im Lager oder in einer anderen Abteilung: Sie existiert, aber nicht dort, wo der Kunde sucht;
• Retouren und Umtausch, die nicht bearbeitet wurden;
• Ersetzungen an der Kasse: Das verkaufte Produkt ist nicht das gescannte.

Jede Ursache wiegt wenig; ihre Summe ist erheblich. Die Studie von DeHoratius und Raman bei einem US-Händler mit 37 Filialen fand 65 % fehlerhafte Bestandsdatensätze, mit umso größeren Abweichungen, je schneller der Artikel dreht und je dichter das Regal ist.

Warum er mehr kostet als eine gewöhnliche Lücke

Eine Lücke mit richtigem Buchbestand korrigiert sich von selbst: Die Bestellung geht raus, die Ware kommt. Eine Lücke mit Phantombestand korrigiert sich nicht: Nichts löst sie aus. Sie dauert Tage, manchmal bis zur nächsten Inventur. Bei einem Schnelldreher sind das Dutzende verlorene Verkäufe pro Tag, berechenbar mit der Methode aus Wie misst man die durch Regallücken verlorenen Verkäufe?.

Wie man ihn erkennt

Drei Methoden, von der langsamsten zur schnellsten:

1. Gezielte permanente Inventur: jede Woche die fünfzig Artikel mit der höchsten Drehzahl der Filiale zählen, dort kostet Phantombestand am meisten. Zwanzig Minuten pro Tag reichen.
2. Ungewöhnlich niedrige Verkäufe: Ein Artikel, dessen Verkäufe zwei Tage lang auf null oder fast null fallen, während der Buchbestand positiv ist, ist fast immer ein Phantombestand. Ein wöchentlicher Bericht über diese Kreuzung legt die Liste vor.
3. Sofortige Meldung der Lücke: Wer das leere Regal sieht, Mitarbeiter oder Kunde, meldet es auf der Stelle; der Buchbestand wird korrigiert und die Bestellung noch am selben Tag ausgelöst.

Wie man ihn vermeidet

• Bruch in dem Moment erfassen, in dem er festgestellt wird, mit einem einfachen Werkzeug auf der Fläche, nicht am Tagesende.
• Wareneingang je Artikel prüfen, nicht je Karton, bei Warengruppen mit vielen ähnlichen Artikeln (Kosmetik, Haarfarbe, Schreibwaren).
• Das Lager nach Abteilung und Artikel ordnen: Ein im Lager unauffindbares Produkt ist für das Regal ein Phantombestand.
• Den Buchbestand jedes Aktionsartikels vor Beginn der Aktion prüfen.

Was die Kundenmeldung ändert

Phantombestand zeigt sich im Regal, bevor er sich im System zeigt. Mit RegalAlarm scannt der Kunde, der das leere Regal findet, das Produkt; die Filialleitung erhält den Artikel und kann den Buchbestand noch am selben Tag prüfen, statt auf die Inventur zu warten. Produkte, die bei positivem Buchbestand gemeldet werden, sind per Definition die Liste der Phantombestände der Filiale. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte: zum Angebot für Filialleiter.

Quellen

• DeHoratius, Raman, „Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: Zusammenfassung.
• Corsten, Gruen, „On Shelf Availability”, 2004: Zusammenfassung.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, „Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002: vollständige Studie (PDF).