Wareneingang und Kontrolle pro Artikel: Wie vermeidet man Regallücken schon an der Rampe?

Was die Kontrolle pro Kolli durchlässt

Die meisten Filialen nehmen Lieferungen an, indem sie Kolli zählen und den Lieferschein unterschreiben. Das System erfasst dann die bestellten Mengen als geliefert. Alles, was in den Kolli abweicht, wird zum Fehler im Buchbestand:

• ein Artikel, der in einem scheinbar vollständigen Kolli fehlt;
• ein vom Lieferanten oder Zentrallager ersetzter Artikel (andere Sorte, andere Größe);
• ein Transportschaden;
• eine Verwechslung zwischen zwei Filialen derselben Tour.

DeHoratius und Raman haben bei einem Händler 65 % falsche Bestandsdatensätze gemessen, und ein Teil dieser Abweichungen entsteht an der Rampe. Der Mechanismus ist in Phantombestand: Was tun, wenn der Buchbestand sagt, das Produkt sei da beschrieben: Der Bestand zeigt das Produkt, die automatische Bestellung löst nicht aus, das Regal bleibt leer, bis es jemandem auffällt.

Pro Artikel kontrollieren, nicht pro Kolli

Die Kontrolle pro Artikel prüft, dass jeder erwartete Artikel in der erwarteten Menge vorhanden ist. Bei einer Lieferung mit 60 Kolli und 400 Artikeln dauert das vollständig eine Stunde: selten möglich. Die Methode besteht darin, zu zielen:

1. Die fünfzig Bestseller der Filiale, bei jeder Lieferung: Sie kosten bei einer Lücke am meisten.
2. Die Aktionsprodukte in der Aktionswoche: Eine unvollständige Aktionspalette ist eine Aktion mit Lücke ab dem ersten Tag (Aktionen und Regallücken).
3. Kleine teure Produkte (Drogerie, Rasierer, Patronen): häufige Fehler und Schwund.
4. Eine rotierende Stichprobe von zehn Artikeln pro Lieferung, um problematische Lieferanten oder Touren zu erkennen.

Bei diesen Artikeln ist die Kontrolle stückweise: Der Kolli wird geöffnet, der Inhalt gezählt, die Abweichung ins System eingegeben, bevor der Buchbestand aktualisiert wird.

Die Abweichung erfassen, nicht nur feststellen

Die Kontrolle nützt nichts, wenn die Abweichung nicht ins System kommt. Drei Regeln:

• Die Abweichung wird am selben Tag erfasst: Der Buchbestand muss die tatsächliche Lieferung vor der Bestellung des nächsten Tages abbilden;
• die Abweichung wird datiert und zugeordnet (Lieferant, Zentrallager, Tour): Nach einem Monat benennt die Abweichungstabelle die zu behandelnde Ursache;
• das Lager nimmt das Produkt an seinem Platz auf (das Lager organisieren, um Regallücken zu vermeiden): Ein kontrolliertes, dann im Lager verlorenes Produkt erzeugt die gerade vermiedene Lücke erneut.

Die Abweichungstabelle lesen

Nach einem Monat beantwortet die Tabelle der Wareneingangsabweichungen drei Fragen:

Befund	Wahrscheinliche Ursache	Maßnahme
Abweichungen bei einem Lieferanten konzentriert	Kommissionierung beim Lieferanten	Reklamation, systematische Kontrolle dieses Lieferanten
Abweichungen bei einer Tour konzentriert	Verwechslung zwischen Filialen	Abstimmung mit Zentrallager und Nachbarfiliale
Abweichungen bei kleinen teuren Produkten	Schwund zwischen Lager und Regal	versiegelte Kolli, Kontrolle beim Öffnen
Positive Abweichungen (mehr geliefert als bestellt)	Erfassungsfehler bei der Bestellung	Bestellparameter prüfen

Diese Tabelle speist auch den tatsächlichen Lieferantenservicegrad der Filiale, oft anders als der vom Zentrallager gemeldete (Lieferantenservicegrad und Out-of-Stock-Quote).

Ein Rechenbeispiel (hypothetisch)

Nehmen wir einen fiktiven Fall. Supermarkt mit 2.500 m², eine Zentrallagerlieferung pro Tag. Wareneingang pro Kolli, keine Abweichung erfasst. Die auf 50 Artikeln eingerichtete permanente Inventur findet in einem Monat 21 zu hohe Buchbestände, davon 9 durch eine unentdeckt unvollständige Lieferung. Nach dem Wechsel zur Kontrolle pro Artikel bei diesen 50 Artikeln und den Aktionen (25 Minuten pro Lieferung) zählt der Folgemonat 4 Abweichungen mit Ursache Wareneingang in der permanenten Inventur, und die gemeldeten Lücken bei diesen Artikeln sinken um ein Viertel. Die Zahlen sind beispielhaft.

Was die Meldung durch Kunden ändert

Ein Produkt, das Kunden an einem Liefertag als fehlend melden, während der Buchbestand gerade gutgeschrieben wurde, ist das erste Anzeichen eines fehlerhaften Wareneingangs. RegalAlarm liefert diese Liste noch am selben Abend: Die Kontrolle am nächsten Morgen weiß, wo sie hinschauen muss. 14 Tage testen, ohne Zahlungskarte: den Tarif für Filialleiter ansehen.

Quellen

• DeHoratius, Raman, „Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: Abstract.
• Corsten, Gruen, „On Shelf Availability”, 2004: Zusammenfassung.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, „Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002: vollständige Studie (PDF).